PRÉSENTATION DES SERVICES
DIRECTION GENERALE DES SERVICES
Séverine BRISÉ est en charge de la Direction Générale des Services de la 3CVA.
Ses missions sont les suivantes :
• pilotage des orientations politiques et stratégiques de la 3CVA : impulser et développer les projets stratégiques et économiques, assurer la sécurité juridique des procédures et veiller au bon déroulement, mettre en œuvre les décisions et rendre compte à l’exécutif.
• coordination des actions et des projets de la 3CVA : développer les relations partenariales avec les acteurs publics et privés du département et de la région
• conseil aux élus et gestion des Conseils Communautaires : préparer les Conseils communautaires, rédiger les délibérations et les comptes rendus, venir en appui auprès des élus pour toute interrogation.
• management des services de la 3CVA : encadrer, répartir et planifier les activités des agents du service administratif, coordonner les différents services, contrôler et évaluer les actions des services et des collaborateurs.
• le développement des compétences des agents : élaboration et suivi du plan de formation, mise en place et suivi des actions de formation et aux concours, gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences.
• la gestion de l’hygiène, la santé et la sécurité au travail : accompagner et sensibiliser les agents, élaboration et mise à jour des documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité au travail, mise en place d’actions et de mesures préventives, gestion du Comité Social Territorial.
RESSOURCES HUMAINES
Élodie MANSE est en charge du service des Ressources Humaines de la 3CVA.
Elle est en charge des missions suivantes :
• la gestion des carrières : élaboration des arrêtés de situation, suivi des possibilités d’évolution, gestion de la procédure des entretiens d’évaluation annuels, élaboration des dossiers retraite des agents.
• la gestion des emplois : procédure de recrutements et mobilités, élaboration des contrats de travail, gestion de fin de contrat.
• le pilotage de la masse salariale : gestion de la procédure de paye, déclarations auprès des organismes sociaux, élaboration et suivi du budget RH.
• l’organisation et la planification du travail : élaboration et suivi des plannings, élaboration et mise à jour des fiches de postes, gestion du temps de travail, gestion des services mis à disposition auprès des communes, gestion des absences et des maladies.
• le développement des compétences des agents : élaboration et suivi du plan de formation, mise en place et suivi des actions de formation et aux concours, gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences.
• la gestion de l’hygiène, la santé et la sécurité au travail : accompagner et sensibiliser les agents, élaboration et mise à jour des documents relatifs à l’hygiène, la santé et la sécurité au travail, mise en place d’actions et de mesures préventives, gestion du Comité Social Territorial.
DÉVELOPPEMENT SOCIAL
Elsa FERRAS est en charge du service du Développement Social de la 3CVA.
Elle a deux casquettes au sein de ses missions :
• Les missions liées à la Convention Territoriale Globale :
– Etre le contact direct de tous les acteurs qui s’associent à la démarche CTG sur le territoire,
– Coordonner les groupes de travail qui découlent des fiches actions,
– Faire le lien entre les groupes de travail, le comité technique CTG et les membres de la conférence territoriale : instance qui remplacera l’actuel comité de pilotage,
– Promouvoir l’image du territoire auprès des organismes extérieurs,
– Veiller à l’avancement des actions et à leur bilan respectif.
• Les missions liées au développement social de la 3CVA :
– Accompagnement et conseils aux associations du territoire,
– Porter des projets d’animations sociales sur le territoire en lien avec les différents services de la 3CVA,
– Animer et suivre les commissions intercommunales actions sociales et vie associative,
– Créer du lien entre les différents acteurs,
– Mettre les porteurs de projet en relation avec les interlocuteurs compétents.
GESTION ADMINSITRATIVE ET COMMUNICATION
Solène FALIERES est en charge du service de l’accueil, gestion administrative et communication.
Ses missions sont les suivantes :
– Gestion des affaires générales et administratives : accueil physique, téléphonique des usagers, traitement du courrier postal et électronique, suivi de l’agenda du Président, traitement des affaires générales et administratives en collaboration avec la DGS, suivi des contrats avec les prestataires informatiques, téléphonie et fournitures administratives, archivage, veille juridique.
– Appui administratif pour la gestion de la redevance incitative (en collaboration avec le service environnement) : accueil de premier niveau des usagers, mise à jour des bases de données usagers, suivi des encaissements, rédaction de courriers divers.
– Mise en œuvre et gestion logistique des Conseils Communautaires : préparation des séances, gestion logistique, présence physique lors des séances, suivi des délibérations et de la procédure de contrôle de légalité.
– Gestion de la communication globale de la 3CVA : gestion des canaux de communication, mise à jour du site internet en collaboration avec les différents services, mise en place d’une communication interne.
COMPTABILITÉ
Catherine PONS est en charge du service Comptabilité de la 3CVA.
Elle est en charge des missions suivantes :
• La gestion des finances et du budget : préparation et suivi du budget, élaboration des documents budgétaires, suivi des demandes d’aides publiques, suivi de la trésorerie, analyses et prospectives financières.
• L’exécution financière : engagement et émission des titres de recettes et des mandats de dépenses, gestion de l’inventaire comptable et des amortissements, facturation des services mis à disposition auprès des communes, gestion et suivi des loyers.
• La gestion des marchés publics : mise en ligne des marchés suivi des consultations et des appels d’offres, suivi des paiements.
• La gestion des assurances : gestion et suivi des contrats, déclarations et suivi des sinistres et des contentieux
DÉVELOPPEMENT TERRITORIAL
Roxane FERRY est en charge du service Développement Économique de la 3CVA.
Elle est en charge des missions suivantes :
• Coordonner et accompagner la mise en place de projets de développement et d’investissement : réalisation des projets, élaboration et suivi des dossiers de subventions
• Promouvoir le développement économique et touristique du territoire : animer le tissu économique du territoire, mettre en place les actions pour le développement, gérer le site du Lac de l’Arrêt Darré, accompagner des porteurs de projet dans le but de dynamiser le territoire, commercialiser l’offre de service de la collectivité : disponibilités foncières et immobilières, stratégie de prospection des entreprises, gérer les relations avec les entreprises, la promotion des zones d’activités et des hôtels d’entreprises, apporter conseils et assistance auprès des élus en matière de développement économique,
• Accompagner le développement durable du territoire : développer le monde agricole, créer un partenariat avec le PETR, faire de l’animation avec les partenaires GURE et OPAH.
ENVIRONNEMENT
Nicole ST-UBÉRY est en charge du service Environnement de la 3CVA.
Elle est en charge des missions suivantes :
• Gestion administrative de la redevance incitative : mettre à jour la base de données des usagers du territoire, émettre les factures de la redevance incitative, gérer la régie de recettes de la redevance incitative (encaissements, envois des chèques…), réaliser le suivi de la facturation (suivi paiements, relances,…), traiter les réclamations des usagers et cas particuliers.
• Accompagnement des usagers : accueil physique et téléphonique des usagers, gestion directe des courriers en lien avec la gestion des déchets (interrogations, réclamations)
• Actions de sensibilisation auprès des acteurs du territoire : mise en place de la campagne de communication auprès des usagers, réalisation des missions de sensibilisation et d’actions pédagogiques auprès des usagers, mise en place de campagne d’information auprès des différents publics, mise en place d’actions de prévention des déchets et en faveur des gestes écocitoyens.
ESPACE FRANCE SERVICES
Deux agents sont en charge des bureaux de France Services, Heïdi NAVAILH, conseillère responsable et Marine VICTORIN, conseillère.
Leurs missions sont les suivantes :
• Accueil du public : assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires, gérer l’ouverture et la fermeture de l’établissement, informer et renseigner l’usager : premier niveau d’informations sur les services et aide pour les démarches simples, effectuer les recherches d’information permettant de répondre aux besoins des usagers, faciliter l’accès aux différents postes de travail informatique, l’accès aux plateformes numériques en accompagnant l’usager, réorienter l’usager vers les services partenaires compétents, fournir les imprimées et aider à la complétude des dossiers, préparer et organiser les rendez-vous avec les partenaires compétents, gérer et aménager l’espace d’accueil (affichage des informations, mise à disposition des brochures,…), assurer les permanences sur le site de Pouyastruc.
• Animation et fonctionnement de l’EFS : assurer la saisie statistique de fréquentation du service, réaliser les démarches administratives et le secrétariat quotidien, effectuer de la veille juridique et les formations continues.
ENFANCE-JEUNESSE
Nathalie PARDON est en charge du service Enfance-Jeunesse de la 3CVA.
Elle est en charge des missions suivantes :
• Gestion administrative des affaires scolaires : réalisation des dossiers et suivi d’inscription (garderie et cantine), réalisation de la facturation avant envoi au service comptabilité, gestion des stocks de produits d’entretien et suivi des besoins dans les écoles, cantines et garderies (jeux, matériels, manuels, fonctionnement,…) en lien avec le service technique, mise en place d’outils règlementaires.
• Animation opérationnelle et communication avec les acteurs du secteur de l’enfance : relations avec les acteurs de l’enfance et de la petite enfance – parents, enfants, enseignants, académie, centre de loisirs, Relais Petite Enfance et les élus, relations avec les prestataires de service en lien avec le secteur de l’enfance, transports scolaires, restauration scolaire, produits/matériels, préparation et animation de réunions (commissions, conseils d’école).
• Coordination du service scolaire et périscolaire : préparation des plannings et gestion des remplacements en collaboration avec le service RH, définition des besoins et distribution des équipements EPI, équipements trousses de secours, en collaboration avec le service RH, préparation et animation des réunions de service.
• Participation au projet enfance jeunesse de la 3CVA : participation aux réunions internes et externes, pilotage de projets spécifiques en collaboration avec la référente CTG, gestion du service extra-scolaire (accueil de loisirs).
AGENTS DES ECOLES
Les agents des écoles représentent le plus gros service de la 3CVA puisqu’elles sont plus de 25 agents.
Leurs missions sont les suivantes :
- L’accompagnement à l’éducation et à l’autonomie de l’enfant : assistance de l’enseignante durant le temps de classe (ATSEM), animation des temps périscolaires, surveillance et respect des règles de sécurité et d’hygiène des enfants
- L’accompagnement des enfants présentant des troubles comportementaux
- La gestion de la restauration collective : préparation et service des repas, aide aux enfants pour la prise des repas, sensibilisation au goût, à la diversification alimentaire, et au gaspillage alimentaire
- L’accompagnement des enfants durant le transport scolaire
- L’entretien des locaux
SERVICE TECHNIQUE
Les agents du service technique sont supervisés par Stéphane CAZANAVE, le responsable du service technique. C’est un service mutualisé mis à disposition de 44 communes à ce jour.
Ils assurent plusieurs missions :
• L’entretien et la mise en valeur des espaces verts et naturels (espaces communautaires et communes utilisatrices) : tondre, débroussailler, évacuer et valoriser les déchets, arroser, planter, tailler et entretenir.
• L’entretien de la voirie : terrassement, déblaiement, réparer et reboucher, dégager et nettoyer, entretenir.
• La réalisation de petits travaux et maintenance de premier niveau des bâtiments (espaces communautaires et communes utilisatrices) : travaux courants d’entretien et maintenance des bâtiments, identifier dysfonctionnement et se rapprocher des artisans compétents, tenir à jour le registre d’intervention
• L’entretien courant des matériels et engins : nettoyer, entretenir, ranger les outils, équipements et matériels, réaliser les réparations et dépannages de premier niveau, alerte sur les risques, la vétusté et le dysfonctionnement du matériel et des engins.
SECRÉTARIAT DE MAIRIE
6 secrétaires de mairie assurent le secrétariat de 34 mairies.
C’est un service mutualisé mis à disposition des communes.
Ils sont en charge de :
• L’assistance et le conseil aux élus : préparer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal, conseiller, alerter sur les risques techniques et juridiques, bâtir une relation de confiance avec la mairie,
• Elaboration des documents administratifs et budgétaires : préparer et rédiger documents administratifs et budgétaires, préparer et suivre l’exécution du budget et les demandes de subvention, réaliser les titres de recettes et mandats de dépenses, les payes et les documents relatifs aux RH, rédiger les comptes rendus et délibérations, traiter le courrier.
• Gestion des affaires générales : préparer et mettre en forme les actes administratifs et d’état civil, organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales, assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme, gérer les actes relatifs à la gestion des cimetières, gestion d’une régie d’avance.
• Accueil et renseignement de la population : recevoir et orienter les demandes physiques et électroniques, répondre aux appels, diffuser des informations, orienter et conseiller et enregistrer les factures dans le logiciel comptable.
DÉCHETTERIE
L’agent de déchetterie, Eric PERES, s’occupe de la gestion de la déchetterie de Pouyastruc.
Il est en charge de :
• La réception des déchets et la vérification de la bonne affectation : surveiller la qualité du trie des déchets, veiller à la bonne affectation des déchets et corriger les erreurs, accueillir et guider les usagers, aider les utilisateurs à décharger le cas échéant.
• Gestion et suivi des rotations des bennes : programmer les opérations de tassement et broyage, demander aux prestataires l’enlèvement des bennes et l’évacuation des déchets particuliers.
• Gardiennage et protection du site : Entretenir le site, ouvrir et fermer le site, interdire l’accès du site aux personnes non autorisée ou en dehors des horaires d’ouverture au public.
